Niet ieder proces hoeft direct geautomatiseerd te worden. Deze vijf signalen helpen om een goede eerste workflow te kiezen.
1. Dezelfde informatie wordt vaker ingevoerd
Wanneer medewerkers gegevens uit een e-mail, spreadsheet of applicatie overtypen naar een ander systeem, kost dat tijd en neemt de kans op verschillen toe.
2. Het proces volgt vaste stappen
Een proces met duidelijke regels, terugkerende controles en voorspelbare vervolgacties is vaak geschikt voor een workflow.
3. Werk blijft regelmatig liggen
Als overdrachten afhankelijk zijn van losse mails of herinneringen, kan automatisering zorgen dat de volgende stap direct bij de juiste persoon of applicatie terechtkomt.
4. Het is lastig om de status te zien
Een beheerde workflow legt uitvoeringen en resultaten centraal vast. Daardoor wordt sneller duidelijk waar aandacht nodig is.
5. Groei zorgt vooral voor extra administratie
Als meer klanten, medewerkers of aanvragen vooral meer handwerk betekenen, kan automatisering helpen om het proces schaalbaar te maken.